コロナ禍において、テレワークが普及した昨今、オンライン会議や
Slack、チャットワークなどを使ってコミュニケーションを
とる機会が多くなりました。
また、副業やフリーランスでは
仕事のやりとりも含めて、ほぼテキストメインという方も多いでしょう。
以前から、メールやチャット機能を使って働いていても
テキストコミュニケーションで意思疎通が上手くいかない。
気を遣ってしまったり、電話して相手の時間を奪ったりなど
コミュニケーションが円滑に進まない体験をした方は多いのではないでしょうか。
そこで今回はテキストコミュニケーションのコツについてご紹介します。
この記事でわかること
メモ
①なぜテキストコミュニケーションは伝わりにくのか
②文字に表情をつけて、コミュニケーションを円滑にする
③まとめ
①なぜテキストコミュニケーションは伝わりにくのか
まずコツをお伝えする前に、何でテキストコミュニケーションは
伝わりにくいのかを整理しておきましょう。
結論からお伝えすると、「非言語情報」がないことです。
「非言語情報」とは「表情」や「ジェスチャー」「口調」や
「テンション」など相手の感情を読み取る情報です。
対面だとそれほど気にならないことでも、テキストだと
なんか冷たく感じたりすることはありませんか？
例えば「〇〇を訂正してください」や「これは〇〇です」
「この部分の解釈がわかりません」など、
日常会話ではよくする内容でも、テキストだと感情が読み取りにくいので、
「否定される」感じが強く受け止められてしまいがちです。
このように、訂正や再提出などネガティブな内容を伝える際に
対面のコミュニケーションであれば、指摘内容が厳しい事でも、
口調が優しかったり、表情が固くなく、寄り添う雰囲気だったりするので、
「相手の気持ち」が読み取れるので、そこまで気にならないでしょう。
しかし、テキストの場合はネガティブな文脈をそのまま受けますし
リアクションが見えないので、伝わりにくいのは仕方ありません。
情報量が少なく、やりとりのレスポンスが対面の会話より
遅いため、「先方は怒っているのかな」や「面倒をかけてるかな」など
余計な神経を使い、メンタルを消耗してしまいます。
テキストコミュニケーションでは「非言語情報」がないことで
誤解を生み易い、とまず認識しましょう。
②文字に表情をつけて、コミュニケーションを円滑にする
では足りない「非言語情報」をどのように補うかを解説します。
コツは2つです。
1・肯定的な表現を徹底する
2・相手の文字のテンションに合わせる
順にご説明します。
1・肯定的な表現を徹底する
テキストコミュニケーションは文面、文脈を「そのまま受け取る」ので
単純に肯定的な表現を使えば、誤解が生じにくいです。
例えば「〇〇を訂正してください」であれば
「〇〇のようにできますか？」とか、「これは〇〇です」であれば
「これは〇〇の方が良いと思うのですがいかがでしょう」など
「疑問形」にすると、命令ではなく相手を否定する感じも和らぐので
受け取る側も、「自分を認めてもらえている」と感じ、誤解が生じにくくなります。
2・相手の文字のテンションに合わせる
これは相手が、ビジネス文面できたら「です、ます」調にしたり、
カジュアルに「！」や絵文字などを使うのであれば、こちらも
合わせたり、文字の表情を相手に同調させます。
またテキストコミュニケーションが上手いと感じる人は、
この辺りの緩急の付け方に敏感です。
立場や、雰囲気などコミュニケーションをとる相手にもよりますが
テキストコミュニケーションが会話の代替であれば
「今のやりとりは会話的にフランクにしてもいいかな」など
判断できることがあると思います。
あまり砕けた表現が難しい場合もありますが、「！」
感嘆符ぐらいでしたらそれほど問題にはならないでしょう。
③まとめ
今回はテキストコミュニケーションのコツについてご紹介しました。
まずテキストには「非言語情報」がないため、
感情が乗りにくいことを認識しましょう。
そして、文献は命令系にならず、「疑問形」を意識し、
一度相手を受け止める文面を使う。
相手を否定するような文面は避けることが重要です。
やり取りでは、相手の文字の表情を見て、テンションを合わせること。
また、話の流れを意識して、テキストに抑揚をつける。
「感嘆符」くらいは使ってみると相手との心の距離も縮まるかもしれません。
テキストもリアルも「相手への心遣い」があれば
コミュニケーションも円滑になるでしょう。
